サークルの合宿幹事の一連の手順6つ!オススメの合宿場所と企画はこれ!

 

今回は「サークルの合宿幹事の一連の手順6つ、オススメの合宿場所と企画」について紹介したいと思います。

 

サークルを運営している人にとって、合宿は最大のイベントですよね。

 

1年を通して3~4回ほど合宿を開くところが多いでしょう。

 

合宿はいつもとは異なった環境でサークルメンバーと長い時間一緒に過ごすことができる非日常的なイベントなので、楽しみにしている人も多いでしょう。

 

何よりも、日頃から話してみたいと思っているけどなかなか声をかけることができない相手と距離を近づけることができるチャンスにもなります。

 

そんな、皆が楽しみにしている合宿、是非とも大成功させて満足してもらいたいですよね

 

また合宿に行きたいと思ってもらいたいですよね。

 

そこで今回は、サークルの合宿を企画するための一連の手順と、合宿を盛り上げるための企画合宿を企画する際の注意点について紹介したいと思います。

 

手順を一つ一つ確認しながら、合宿を最高のものに仕上げていきましょう!

 

今回の記事はこんな方にオススメ

・サークルの合宿幹事を任されたけど何をすればいいの?

・合宿を最高のものにして皆に満足してもらいたい

・合宿を企画する際の一連の手順や金額って?

 

1. 合宿先と合宿日程の決定

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サークルの合宿を企画するにあたってまず最初にすることは「合宿場所を決めること」です。

 

基本的にサークルの合宿先は、現在地から高速バスで2時間~2時間30分以内の場所が選ばれることがほとんどです。距離でいうと、150km~200km圏内の場所ですね。

 

合宿に適している宿は、旅行サイトの県ごとの「合宿にオススメの宿」欄を確認すればたくさん出てきます。

 

その中から、「宿の部屋、②食事内容、③宿周辺の施設等」で気に入った条件の場所を決めると良いでしょう。ここに関しては旅行のプランニングと同様ですね。

 

また、サークルの合宿の場合はそれに加えて、「宴会場の雰囲気、⑤サークルの練習場所」を確認して、満足できるかどうかを判断する必要があります。

 

私のサークルの場合、合宿先を選ぶ際はJTBのるるぶトラベルで探していました。

 

ちなみに私が今までサークルの合宿で利用した合宿施設は7か所あるのですが、その中でもダントツでオススメできる合宿用宿泊施設は伊予ロッヂです。

 

詳しくは以下のるるぶトラベルサイトで検索してホームページを確認してみてください。何度行ってもまた行きたくなる場所です。

 

国内旅行予約は⇒るるぶトラベル

 

もしこの過程がめんどくさければ、合宿の見積もりや手配を依頼すれば合宿の一連の作業を代行してくれます。

 

私個人的には、自分ですべて決めた時の方が満足できる合宿を組めたので、依頼をするか自分ですべて設定するかは個人の判断に任せます。

 

※大学生のサークルの場合は、大学の生協のサークル・部活動合宿カウンターで一度話を聞いてみるのもありです

 

合宿の日程のおおよその目安は以下です。

 

■春:3月上旬

 

■夏:8月上旬

 

■秋:9月下旬

 

■冬:12月下旬

 

※基本的には1年のうち「春・秋・冬」の3回

 

合宿時期は宿も施設もバスも予約が殺到しており込み合っているので、通常よりも高くなってしまいます。

 

そのため、合宿日程の2か月前あたりにはもう宿もバスも練習施設も予約しておきましょう。

 

2. 合宿参加人数確認と高速バスの予約

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次は「合宿の参加人数の確認」と「現在地から合宿場までの高速バスの手配」です。

 

合宿の参加人数はサークルの全体LINEなどで確認しましょう。

 

高速バスの手配に関しては、バス会社に一度相談して見積もりを出してもらったり、何日の何時のどこに貸切高速バスを手配してもらうかを話し合うといいでしょう。

 

www.bus-trip.jp

 

もし貸切高速バスではなく、乗り合い高速バスで現地まで向かう場合は以下の高速バスサイトがお得です。

 

高速バス比較サイト【バスブックマーク】

3. 合宿費用徴収用の口座開設

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サークルの人数が少なければ、1人1人から手渡しで合宿費用を受け取り、封筒か何かで管理をすればいいと思うのですが、人数が多い場合はそうはいきません。

 

合宿の費用は3万円程するので、そこに人数が40人ほどいれば100万円をこえます。

 

そんな額を持ち歩くのは非常に怖いので、合宿専用の銀行口座を開設しておきましょう。

 

どこの銀行で開設するかは、開設する人の好みと日頃使っている銀行に依ります。

 

4. サークルの練習場所の確保

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合宿の宿泊施設は私有の体育館やグラウンドやテニスコートを持っていることが多いです。そのため、宿泊予約の際に宿泊施設の方に相談してみると良いでしょう。

 

朝9時~17時までの間で貸し出しているところが多いと思うので、その時間帯で確保しておきましょう。

 

もしなければ、宿泊施設近くの体育館やグラウンドを探し、管理者をホームページで探して連絡しましょう。価格は交渉をすれば安くなるケースもあります。

 

また、宿泊施設によってはバスで練習場所までの送迎をしてくれるケースもあるので、マイクロバスでの送迎の可否についても相談しておきましょう。

 

5. 宴会場の予約と企画と部屋割り

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サークルの合宿の一番の楽しみといえば「宴会」です。

 

大体のサークルの合宿は2泊3日あるいは3泊4日で設定されており、宴会は最終日の前日夜に設定されることがほとんどです。

 

最終日前日の夜の都合のいい時間帯で宴会場を予約しておきましょう。

 

ただし、他の団体と希望が被る場合があります。その場合は、宿泊施設の方と話し合い、空いている時間帯かつサークルメンバーの都合のいい時間帯に変えましょう。

 

最悪の場合、最終日前日が空いていない可能性もあるので、その場合は宴会の日程を変える必要もあります。

 

どちらにせよ、宿泊施設予約時に宿泊施設の方にまずは宴会の日程と予約を確認しましょう。

 

ちなみに、宴会のスタート時間は基本的に夕食(19時くらい)の2時間後の21時からです。

 

また、宿泊の部屋割りも決めておく必要がありますね。基本的には大学のサークルの場合は学年の男女ごとに割り振られている場合がほとんどです。

 

しかし、あまりにも人数が多い場合や、社会人サークルの場合はNGの組み合わせを避けつつ、日頃それほど話さない人と仲が深まるような組み合わせを選ぶといいでしょう。

 

意外と普段話さなくて気まずい人とも、合宿中に仲良くなるなんてケースはよくあるので、いい機会かもしれないですし。

 

そして最も重要なのが、「宴会の内容の企画」です。

 

お酒やソフトドリンクやおつまみ等の食べ物の買い出しは当然のことながら、何か宴会を盛り上げるプログラムを入れてあげるといいでしょう。

 

ただただ席替えをしつつ談笑するのもいいですが、せっかくサークルの皆で一夜を共にするので、何か面白い企画があればより盛り上がります。

 

例えば、よくある企画内容としては以下があります。

 

■流行っているダンスや踊りを複数人で披露

 

■漫才やコントを2,3人のペアで複数組行なう

 

■劇を学年全体で行なう

 

■マジックなどの特技を披露

 

当然嫌な人もいるので、その場合はやりたい人だけ、あるいは大勢でできる企画にしてあげるとハードルを下げることができます

 

6. 合宿の一連のスケジュールと持ち物の連絡

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これは必ず行なうようにしましょう。

 

どんなに口頭で口酸っぱく言っていたとしても、必ず当日時間を間違える人間や、持ち物を忘れる人間が出てきます。

 

できる限りそのような人を少なくするために、合宿全体を通したスケジュールと持ち物の連絡、入念なリマインドをしておきましょう。

 

その方が合宿係も毎回指示を出さなくて済むので楽ですしね。

 

以下はスケジュールと持ち物のしおりの例です。このような感じで合宿期間中のスケジュールを作成して、全体LINEで事前に共有しておくと後々非常に楽ですよ!

 

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(エクセルで作成) 

 

以上がサークルの合宿幹事の行なう一連の手順です。では是非楽しい合宿を企画してくださいね!

 

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